Шаги за 4–6 недель до фуршета
Определите дату, место, число гостей и бюджет. Отправьте запросы 2–3 кейтеринговым компаниям и сравните предложения. Проведите дегустацию и утвердите меню. Подпишите договор и внесите предоплату. Уточните у площадки требования для кейтеринговых подрядчиков — пропуски, парковка, время заезда.
За 1–2 недели до фуршета
Подтвердите финальное число гостей и передайте список диетических ограничений. Согласуйте схему расстановки буфетных столов. Уточните тайминг: когда открывается фуршет, когда заканчивается, есть ли официальная часть до него. Убедитесь, что у кейтеринговой компании есть все необходимые данные для беспрепятственного заезда.
В день фуршета
Команда прибывает за 2–3 часа. Ваша задача — встретить их и провести по площадке. Назначьте ответственного со своей стороны для оперативной коммуникации. Доверьтесь профессионалам: не вмешивайтесь в расстановку и организацию — это их экспертиза. По завершении проверьте состояние площадки и подпишите акт выполненных работ.